Smart working? In Webtek lo facciamo così

L’epidemia di coronavirus in corso in Italia ha spinto il governo ad attuare misure restrittive con l’obiettivo di limitare il più possibile la diffusione del contagio. Da buoni esperti di tecnologie e innovazione, noi di Webtek abbiamo raccolto l’invito rivolto alle aziende a privilegiare forme di smart working per i dipendenti e ci siamo prontamente attivati per continuare a lavorare regolarmente senza mettere a repentaglio la salute nostra, dei nostri collaboratori e dei nostri clienti.

Già da alcuni giorni, così, tutte le risorse di Webtek sono operative da casa mediante smart working: sviluppatori, grafici, account, esperti di marketing e tutti i professionisti che compongono il nostro team continuano a garantire l’operatività consueta e a lavorare ai progetti di comunicazione in corso per le aziende della provincia di Sondrio e di tutta Italia. Restiamo a casa, ma senza smettere di lavorare.

Ecco allora cinque piccole regole per lo smart working che abbiamo deciso di adottare per fare in modo che, anche se lontani, le attività procedano come se lavorassimo fianco a fianco in ufficio (o addirittura meglio).

5 consigli per lo smart working (o telelavoro)

1. Postazioni ottimizzate per il lavoro da remoto

Prima di attivare lo smart working è necessario predisporre tutte le strumentazioni necessarie. Così ci siamo assicurati di avere una connessione internet sufficientemente affidabile e potente a casa e ogni risorsa si è attrezzata con i device tecnologici indispensabili per le proprie mansioni: dai programmatori che scrivono righe di codice in serie ai graphic designer che utilizzano i più evoluti software di grafica, ogni professionista ha una specifica suite di lavoro. Il collegamento da remoto al sistema di archiviazione condivisa dei dati e materiali aziendali è stato reso possibile tramite apposita VPN, mentre l’organizzazione delle singolepostazioni di smart working è un’operazione molto importante che ognuno ha affrontato a modo suo: c’è chi si è chiuso in mansarda (malgrado gli operai al lavoro sul tetto), chi si piazza sul balcone per lavorare en plein air e chi deve condividere la rete con genitori, figli e parenti vari.

2. Una video-conference per iniziare la giornata

Ogni mattina, coordinati dal nostro General Manager, iniziamo la giornata lavorativa con un appuntamento collettivo virtuale in video conferenza. Abbiamo voluto istituire questa consuetudine per non perdere il contatto umano e professionale tra di noi, che è una parte fondamentale della vita d’ufficio. Inoltre questa video-chiamata di gruppo ci consente di fare il punto sullo stato di avanzamento dei lavori e di condividere eventuali criticità o proposte. Dopo una breve introduzione, a turno ognuno prende la parola e riassume rapidamente i progetti su cui è impegnato: così nel giro di pochi minuti facciamo il giro della Valtellina, passando dal lago di Como alle montagne, ci diamo il buongiorno e condividiamo anche qualche aggiornamento sulla situazione coronavirus a livello locale. Senza dimenticare che la video-conference è un ottimo incentivo a evitare di lavorare in pigiama.

3. Concediamoci le giuste pause, anche senza macchinetta

Al termine dell’incontro condiviso mattutino, ogni risorsa si dedica al proprio lavoro proprio come durante una comune giornata lavorativa. E se rispetto al lavoro in ufficio lo smart working comporta minori distrazioni o interruzioni nello svolgimento dei compiti, è bene osservare di tanto in tanto le opportune pause proprio come si fa in azienda: per molti di noi significa sostituire la macchinetta del caffè con la moka, le chiacchiere coi colleghi con il gioco coi figli, le merendine dei distributori con del cibo fresco, l’importante è comunque “staccare” momentaneamente dal lavoro e concedersi un attimo di riposo e di relax, per poi riprendere con rinnovata produttività. Attenzione però a non esagerare nel senso opposto: se la pennichella dopo pranzo termina alle 18 può essere un problema.

4. Comunichiamo, oltre a lavorare

Le moderne tecnologie di cui disponiamo anche a casa ci consentono di evitare l’isolamento sociale. Abbiamo in dotazione strumenti aziendali che ci permettono di comunicare efficacemente a distanza in tempo reale, per condividere tutte le informazioni necessarie sui progetti: la nostra chat interna è fonte continua di scambi, le mail vanno e vengono, il software per la gestione dei lavori garantisce il rispetto delle pianificazioni, mentre per i messaggi immediati possiamo sfruttare anche i gruppi WhatsApp. Insomma, ogni scusa è buona per comunicare con i colleghi e con i clienti, che proprio in questo periodo sono più liberi e possono dedicarci maggiore tempo: è il sogno proibito di ogni account che finalmente si avvera.

5. L’importanza della rendicontazione

A fine giornata abbiamo un ultimo passaggio fondamentale: compilare un breve report nel quale ogni risorsa elenca i lavori effettuati, rendiconta il tempo dedicato a ogni cliente e riporta eventuali segnalazioni. Questo ci permette di monitorare l’andamento del lavoro svolto da remoto e di individuare eventuali blocchi operativi dovuti a problemi tecnici o a carenza di indicazioni, per trovare poi la soluzione migliore. Tenere traccia del lavoro effettuato durante la giornata è una best practice di project management molto importante anche in questo contesto particolare, per garantire l’efficacia dello smart working e allineare la pianificazione dei progetti in corso.

In conclusione, noi in Webtek abbiamo già iniziato ad apprezzare i vantaggi dello smart working e ci siamo attrezzati per farlo nel modo migliore: dare quotidianamente supporto ai nostri clienti significa anche questo.

In Webtek lo facciamo così!